Rekryteringsprocessen är avgörande för att få en bättre mix i ledningen

Fem företag som arbetar med rekrytering och executive search deltog i projektet Women to the Top. De har skapat rekommendationer till andra konsulter som jobbar med chefsrekrytering genom att analysera sina interna processer och sedan diskutera fram förbättringar.

Vi ser rekommendationerna som ett stöd för andra rekryteringsföretag och för alla andra som vill bli bättre och mer systematiska i urval och presentation av kandidater.

Walk the extra mile
Analys av kundföretaget
Kravprofil - som man ropar får man svar
Metoder - sökning eller annonsering?
Intervju
Bedömning och urval
Presentation
Uppföljning
Diskrimineringslagstiftningen
Det är vi som har tagit fram rekommendationerna

Walk the extra mile

Vår uppgift som rådgivare är att guida kunder, företag och organisationer till ett bättre och effektivare ledarskap.

Ledarskapet är helt avgörande för ett företags eller en organisations framgång. Det visar ett otal undersökningar och det vet de flesta som jobbar med ledarskapsfrågor. Som konsulter kan vi hjälpa uppdragsgivaren att få upp ögonen för kvinnors kompetens. Vi kan alltid skynda på processen, även om det till "syvende och sist" alltid är arbetsgivarens ansvar vem som anställs.

Som konsulter kan vi välja att enbart slutföra kundens uttalade uppdrag, men den konsult som vill dra ifrån konkurrenterna gör även det lilla extra - 'walks that extra mile'... Det låter sig även göras ur ett genusperspektiv. Sök efter kompetenta kvinnor - även om det kräver lite mer tid och tankar.

Två sanningar stöder valet att göra det lilla extra
Utan kvinnor i urvalet avstår vi från 50 procent av möjliga talanger och kreativ kompetens, eftersom dessa egenskaper är jämnt fördelade mellan könen.
Grupper med medlemmar som har olika bakgrund och profil uppvisar en större dynamik och fattar bättre beslut. Bättre beslut ger ökad effektivitet och i längden ökad lönsamhet.

Analys av kundföretaget

Säkra framtiden - analysera historien!
Tillsammans med kunden analyserar vi organisationen; historia, nuvarande situation och - viktigast av allt - ambitioner och avsikter inför framtiden. Ju bättre information, desto lättare är det att ge en korrekt bild av uppdragsgivaren till kandidaten.

Att tänka på:
- De flesta uppdragsgivare är fortfarande män, liksom många av konsulterna. Hur påverkar det oss?
- Hur mycket har vi tagit reda på om företagets mål rörande könsbalans i ledarförsörjningen på kort och lång sikt?

Kravprofil - som man ropar får man svar

Påverka för mångfald!
tillsammans med uppdragsgivaren tar vi fram en företagspresentation samtidigt med kravprofilen för den aktuella befattningen. Efter godkännande från uppdragsgivaren kommunicerar vi profilen till tänkbara kandidater.

Det är här vi kan påverka för mångfald. I första versionen av kravprofiler kan det finnas fördomar och förutfattade meningar. Många yrken eller befattningar är uttalat eller outtalat ansedda som manliga eller kvinnliga. Arbetsbeskrivningar kan ibland kopieras slentrianmässigt i stället för att utgå ifrån dagens och morgondagens krav på ledarskap.

Att tänka på
- Kan vi få uppdragsgivaren att fokusera mer på önskvärda kvalifikationer och mindre på ålder och kön?
- Krav på specifik utbildning och erfarenhet. Är det säkert att det är den gängse utbildningen som krävs för just detta chefsjobb, eller kan annan kompetens vara önskvärd? Förändrade krav från kunder och omvärld påverkar kontinuerligt krav på chefer.
- Undvik egenskaper som vanligtvis tillskrivs det ena könet! Liksom andra omotiverade krav som direkt eller indirekt utestänger personer av det ena könet. Krav på låg ålder kan exempelvis stänga ute kompetenta personer som har varit föräldralediga.
- Vad händer när man frångår den ursprungliga kravprofilen? Det är lätt hänt att skapa nya krav mitt i urvalsprocessen. I bland sker det omedvetet för att man gärna vill ha en speciell kandidat som egentligen inte matchar sökprofilen, med risk för att man förbigår andra med relevant kompetens. Arbetsdomstolen har fastslagit att en arbetsgivare är bunden vid kvalifikationskrav som anges i en annons och det måste finnas särskilda skäl om kraven ska frångås.

Metoder - sökning eller annonsering?

Viktigast är inte var vi letar utan att vi hittar den lämpligaste kandidaten.

Executive search:
Sökning sker genom kartläggning av branscher och företag, via egna och offentliga databaser. Fördelen är att man kan söka upp kandidater på rätt nivå och med rätt kompetens som inte annars hade tänkt på att söka jobbet. En fallgrop är dock att det i dag är en övervikt av män i databaser och på högre befattningar och att det kräver en extra insats av konsulten för att hitta kvinnorna.

Annonsering är en annan vanlig väg.
Fördelen är att alla som ser annonsen kan söka. Men tänk på vem som tar del av annonsen. Och språket och bilderna; vilket budskap sänder de ut?

Att tänka på:
- Kan sökresultatet påverkas av om konsulten är man respektive kvinna?
- vilken annonsör som är bäst vid varje enskilt tillfälle. Olika medier når olika grupper; vilka läser tidningen eller webbplatsen?
- Är vi villiga att göra det lilla extra - eller gör vi som vi alltid har gjort?

Intervju

Urvalsprocessen startar redan när vi talar med potentiella kandidater i telefonen. Bemötandet kan avgöra om den man talar med är intresserad eller ej. Ställ enbart väsentliga följdfrågor och tänk på det egna ordvalet i beskrivningen av tjänsten.

Genom att intervjua kandidaterna personligen vid ett eller flera tillfällen lär man känna dem. Ambitioner som speglar attityder och värderingar i arbetet tydliggörs.

Att kännas vid - och åtgärda - sina egna fördomar är svårt. Men de lyser igenom i kontakten med andra. Det är bra med intervjuformulär som är neutrala avseende alla frågeställningar. Ett tips för konsulter är att banda sina egna intervjuer och analysera dem, gärna tillsammans med en annan intervjuare. Är frågorna neutrala? Uttrycker intervjuaren egna synpunkter eller fördomar?

Att tänka på:
- om alla får samma frågor, ställda på samma sätt, oavsett kön.
- om svaren kan bedömas likadant och om så sker. Hur mycket påverkas vi av våra egna värderingar och referensramar?
- om och i så fall hur konsulter tränas i självkännedom och i att vara könsneutrala.
- har konsulterna kunskaper i diskrimineringslagstiftningen?
- könsneutrala sätt att ställa frågor om privatlivet; t ex : Vad gör du när du inte jobbar?
- Om du vill fråga om föräldraskap, dagis eller annat omsorgsansvar, ställ då frågan till såväl kvinnor som män. Tänk på att frågor om religion, familjeliv, sexuell läggning, ålder eller sjukdom kan komma att utgöra en del av bevisningen om en diskrimineringstvist skulle uppstå!
- metoder för att låta kvinnor komma till tals! Det har visat sig avgörande att den sökande får tala hälften av tiden. Men en dansk undersökning visar att kvinnor endast talar 1/3 av tiden, jämfört med män som talar hälften av tiden eller mer. Därigenom bedöms män ha bättre genomslag och vara mer framgångsrika än kvinnor.

Bedömning och urval

Personuppgifterna påverkar ditt omdöme mer än vad du tror! Det blir allt vanligare att avidentifiera ansökningshandlingarna under första gallringen.

Att tänka på:
- hur kan kraven på ledaregenskaper bli än mer konkreta. Ett batteri av könsneutrala tolkningar ökar möjligheten att verkligen bedöma kandidaterna utifrån likvärdiga kriterier.
- om du verkligen har ett självkritiskt förhållningssätt till din egen bedömningsförmåga. Vem har tolkningsföreträde om kandidatens personliga lämplighet och sociala attribut som nätverk, status och karisma - kandidaten själv eller dina förutfattade meningar?
- om tester och liknande urvalsinstrument verkligen mäter det som avses och om de är könsneutrala. Ta reda på hur de har tagits fram, efter vilken normgrupp har de konstruerats och om de speglar både kvinnors och mäns erfarenhet och kompetens. Leta efter dokumenterade resultat fördelat på kön. Använd annars flera testmetoder för att bedöma kandidaternas lämplighet, eller andra metoder.
- varför kvinnliga sökande gallrats ut; dubbelgranska alla fall där kvinnor valts bort under processens gång!

Konsten att ta referenser
Referenser fungerar som ett kvitto på intervjun, ett sätt att få sin bild av personen bekräftad eller dementerad. Det finns en del personliga egenskaper som ibland kan uppfattas som typiska för ett visst kön och därför kan påverka tolkningen av referensen.

Fundera på hur du tolkar och värderar olika egenskaper i ett könsperspektiv, exempelvis:
- styrkor och svagheter, drivkraft och motivation
- förmåga att skapa relationer, samarbetsförmåga, flexibilitet och anpassningsbarhet, kreativitet, förmåga att lösa problem, förmåga att hantera många uppgifter samtidigt, förmåga att fatta beslut och hantera pressade situationer.
- omdömen kring chefsegenskaper och ledarstil. De kan bygga på kravprofilen eller vara uttryck för något helt annat - till exempel könsmärkta fördomar.
- .samma sak gäller delegering, personalvård, att fatta beslut, och ledningsförmåga

Att tänka på:
- om kvinnor och män bedöms och framställs lika vid referenstagning? Blir det någon skillnad om manlig eller kvinnlig konsult resp. kvinnlig eller manligt referent är inblandad?
- om referenten verkligen är fri från förutfattade meningar och har tillräcklig erfarenhet av personen i fråga, det vill säga har arbetat så nära personen att han/hon kan bedöma arbetsförmågan och egenskaperna.

Presentation

Utgå ifrån att kunden har rätt till de bästa kandidaterna för att göra sitt slutgiltiga urval.

De tre till fyra mest lämpliga kandidaterna presenteras oftast skriftligt för uppdragsgivaren. I den skriftliga presentationen tar vi helst bort ålder och civilstånd.
Nästa steg är att gemensamt med kunden bestämma vilka som skall presenteras personligen. Kandidaterna bjuds därefter till ett möte med kunden.

Vid presentationen får kunden ta del av en standardiserad kandidatpresentation där kompetens och erfarenhet prioriteras.

Uppföljning

Lön och andra förmåner förhandlas direkt mellan kunden och slutkandidaten men vi kan givetvis bistå med råd och hjälp. Ibland kan kandidaterna också behöva coachning innan möte med uppdragsgivaren t ex för att marknadsföra sig själv på bästa sätt.

Uppdraget slutar först efter en uppföljning. Följ upp och analysera hur det har gått, tillsammans med kund och anställd kandidat - efter en tid.

Att tänka på:
- hur medvetna är vi rekryteringskonsulter, respektive kunden om huruvida förväntningarna är de samma på män och kvinnor initialt?
- hur stor är kunskapen "idag" om osynliga normer och annat som kan påverka kvinnors och mäns möjligheter att lyckas på det nya jobbet - både under den så kallade smekmånaden och framåt..

Diskrimineringslagstiftningen

Det är förbjudet i lag att diskriminera! Enligt flera lagar till och med:

Jämställdhetslagen
- Lagen om likabehandling av studenter i högskolan
- Lagen om åtgärder mot diskriminering i arbetslivet på grund av etnisk tillhörighet, religion eller annan trotsuppfattning
- Lagen om förbud mot diskriminering i arbetslivet på grund av funktionshinder
- Lagen om förbud mot diskriminering i arbetslivet på grund av sexuell läggning

Här är hittar du de olika lagarna.

Det är vi som har tagit fram rekommendationerna:

Göran Rotzius och Therese Reinfeldt, Heidrick & Struggles, www.heidrick.com
Carina Åkermark, InterSearch, www.intersearch.se
Lotta Belfrage Palmqvist och Hans Lindholm, Manpower, www.manpower.se
Susanne Jannesson och Peter Salomonsson, Mercuri Urval, www.mercuriurval.se
Tord Steffenson och Lisbeth Holm, TRANSEARCH, www.transearch.se